一项工作由许多人分担进行时(www.cw-sz.com)，应将必要进行的作业分为几个要素，将其构造化，对应建成相应部门，规定各部门的职责分工，并作为部门的工作被加以推进，或者当部门已经形成时，要对应部门的构造进行必要的工作分工。很好地将工作进行分工，与组织的构造一致时，其组织可以说是好的组织。
但是，现实中建立好的组织是非常困难的。因为首先，构成组织的人的能力有波动。因此，即使可以认为是理想的组织，实行它的人的资源在质或者量上不足的话，由此制约也需要修正工作的构造。人的特质有波动，有时由某些人员构成是好的组织，由其他人员构成就不一定成为好的组织。
第二，环境及制约条件变化时，以往的组织陈旧化，变成不是好的组织。但是，对应此变化逐一改变组织对应它，一般从人的保守特质来说是有困难的，另外过多的人事变动，忽视了作业中必要的专业能力积累，会导致效率的低下。
第三，企业中很多情况下，相同部门同时平行进行多项活动。每项工作期待的组织构造不一定相同。例如，进行大批量稳定生产的好组织，对于以多品种小批量、交货期优先的生产来说就不一定是好组织。另外，在现实的很多情况下，工作本身没有适当的构造化，许多问题在部门和部门间发生。
这样的状况下，组织各部门只考虑自己部门的事情，只做对自己非常方便的事情，作为组织整体得不到有效的成果。部分最佳不能带来整体最佳。本来有效率的进行工作是组织活动的目的，陷入所谓的本位主义，相反成为阻碍效率的东西。功能别管理是组织的构成成员具有共同目的和思考方法，相互保持紧密的关系，高效率推进工作的一种方法。